Automatisiertes Corporate Design

Aufgabe / Problemstellung

Umsetzung des Corporate Designs (zweisprachig) für alle Schriftstücke der externen und internen Kommunikation mit Zugriff auf vorhandene Adressen. Die Verfügbarkeit muß sowohl am Arbeitsplatz als auch unterwegs auf Notebooks gewährleistet sein.

Ergebnis unserer Lösung

• Kostenersparnis im 5-stelligen Bereich
• Amortisation innerhalb eines ¾-Jahres
• keine Folgekosten bei Änderungen
• einfacher, hausinterner Support

Erzielte Effekte

Personaleinsparung	Kostensenkung	kürzere Durchlaufzeit
Qualitätsverbesserung	Vereinfachung	Integration

Unternehmen

Holding eines marktführenden Markenartiklers der Genussmittelindustrie.

Ausgangssituation beim Kunden:

• Es existieren bei Projektbeginn fünf Firmen, für die der gesamte Schriftverkehr einheitlich zu gestalten ist.
• Neue Firmen können jederzeit hinzukommen.
• Jede Firma verfügt über ein eigenes Logo im Kopfbereich der Schriftstücke. Im Fußbereich sollen alle Logos kombiniert erscheinen. – Für externe Schreiben (Briefe) liegen gedruckte Briefbögen vor.
• Die Logos waren in der Vergangenheit (optischen) Änderungen unterworfen.
• Alle Schriftstücke sollen wahlweise eingedruckte Texte in deutscher oder englischer Sprache enthalten. Die Rechtschreibprüfung ist entsprechend einzustellen.
• Es sollen mehrere Adressbestände genutzt werden (können).
• Die Benutzerführung soll für Einzel- und Serienschreiben identisch und selbsterklärend sein, damit kein zusätzlicher Schulungsaufwand entsteht.
• Es existiert eine heterogene Druckerlandschaft.
• Die Installation muss zentral durch die EDV-Abteilung erfolgen.
• Für die Einstellung der persönlichen Daten (Absenderangaben) soll eine einfach zu bedienende Routine verfügbar sein.
• Alle Funktionalitäten müssen auch unterwegs (Notebooks) zur Verfügung stehen.

Unsere Lösung / Umsetzung:

• Es wird je eine Dokumentvorlage je Schriftstücktyp (Brief, Fax, Bericht, etc.) erstellt, um den Pflegeaufwand so gering wie möglich zu halten.
• Die Auswahl von Firma und Sprache erfolgt beim Start der makrogesteuerten Verarbeitung.
• Das zugehörige Logo wird automatisch identifiziert.
• Adressen lassen sich aus beliebig vielen Adressdateien wählen und kombinieren (Serienbriefe).
• Ohne Eingriff in die Programmierung – und damit ohne erneute Kosten – lassen sich
  • neue Firmen aufnehmen,
  • Logos austauschen und hinzufügen,
  • einzudruckende Texte verändern,
  • den Stand der Bezugszeichen milimetergenau je Arbeitsplatz anpassen (heterogene Druckerlandschaft),
  • weitere Adressdateien einbinden (u.a. Übernahme aus Groupwise).
• Dokumentvorlagen, Logos und Zusatzdateien werden bei der Netzwerkanmeldung vom Server auf den Client kopiert. Somit sind sie stets aktuell und stehen auch unterwegs (Notebooks) zur Verfügung.
• Für die Einrichtung der persönlichen Daten wird ein Installationsdokument per Mail verteilt, das beim Öffnen einmalig die Daten automatisch abfragt und hinterlegt.