Budgetplanung

Datenbank zur Planung und Verwaltung von Budgets (CRM)

 

Aufgabe / Problemstellung

Um Budgets planen und führen zu können war eine Excel-basierte Lösung im Einsatz, die den aktuellen Anforderungen nicht mehr entsprach und sich zudem als fehleranfällig herausgestellt hatte. Sie sollte durch eine Access-Datenbank abgelöst werden.

Ergebnis unserer Lösung

  • Gesicherte Budgetdaten mit autorisiertem Mehrbenutzer-Zugriff
  • Unterscheidung von internen und externen Kosten
  • Fixierung der Jahresplandaten
  • Soll-Ist-Vergleiche: gesamt, nach Perioden, nach Bereichen, nach Kunden, nach Marken
  • Veränderbare Gewichtung der Marken untereinander (bezogen auf das Gesamtergebnis)

Erzielte Effekte

nein Personaleinsparung nein Kostensenkung ja kürzere Durchlaufzeit
ja Qualitätsverbesserung ja Vereinfachung ja Integration

 

Unternehmen

International agierender Markenartikler.

Ausgangssituation beim Kunden:

  • Zur Kostenüberwachung und Budgetplanung existierte eine Vielzahl von Excel-Arbeitsmappen.
  • Soll-Ist-Vergleiche waren nur mit hohem, manuellem Aufwand möglich.
  • Die Planungsdaten waren änderbar, obwohl sie nicht hätten geändert werden dürfen.
  • Da keine Eingabeprüfung erfolgte, kam es immer wieder zu fehlerhafte Daten/Eingaben.
  • Es existierte kein differenzierter Zugriffsschutz (jeder Mitarbeiter im Team konnte jede Arbeitsmappe ändern).
  • Auch einfachere Auswertungen waren wegen fehlerhafter Eingaben nicht ohne manuelle Eingriffe möglich.
  • Monats- und quartalsweise Auswertung banden relativ viel Arbeitszeit.
  • Es sollte auf einer versuchsweise erstellten, rudimentären Access-Lösung aufgesetzt werden.

Unsere Lösung / Umsetzung:

  • Re-Design der rudimentären Access-Datenbank inkl. Aufteilung in Front- und Back-End.
  • Programmierung der benötigten Funktionen.
  • Design und Programmierung einer integrierten Benutzerverwaltung für Benutzer und Gruppen.
  • Sperren der Plandaten gegen Veränderungen.
  • Prüfung der Eingaben auf Plausibilität.
  • Zuordnungsmöglichkeit für Kosten zu: Kunden, Marken, Aktionen, Bereichen, Budgets.
  • Möglichkeit zur Umplanung von Budgets.
  • Anpassbare Gewichtung von Marken bezogen auf das Gesamtbudget.
  • Differenziertes Reporting nach Excel (teilweise inkl. Aufbau von Pivottabellen)