Kerndaten für das Controlling aufbereitet

Aufgabe / Problemstellung

Automatisieren der Budgetplanung (Kostenkontrolle) für Artikelserien. Dazu ist erforderlich, in SAP vorhandene Daten zu übernehmen und mit MS Excel adäquat zu strukturieren.

Ergebnis unserer Lösung

• Zeitersparnis von ca. 36 Arbeitstagen pro Jahr (qualifizierte Controllingkraft)
• gesichertes Zahlenmaterial durch Wegfall von Ãœbertragungsfehlern sowie ergänzender Prüftbericht
• Amortisation innerhalb von 1 ½ Monaten

Erzielte Effekte

Personaleinsparung	Kostensenkung	kürzere Durchlaufzeit
Qualitätsverbesserung	Vereinfachung	Integration

Unternehmen

International agierender Markenartikler.

Ausgangssituation beim Kunden:

• Zur Kostenüberwachung und Budgetplanung existiert eine Excel-Arbeitsmappe. Sie wird in folgenden Intervallen manuell aktualisiert:
  1. Ist-Kosten – monatlich,
  2. Hochrechnungswerte – mehrmals jährlich bei Bedarf,
  3. Planungsdaten – mindestens einmal jährlich.
• Zahlenbasis ist allen Fällen ein SAP-Bericht mit stark abweichender Gruppierung und Summierung.
• Trotz aller Sorgfalt können Ãœbertragungsfehler passieren.
• Die Zuordnung der Kostenstellen zu den Gruppensummen ist nicht starr. Außerdem können Kostenstellen hinzukommen oder wegfallen.
• Durch veränderte Gruppierung können neue Spalten hinzukommen; die Spaltenreihenfolge soll geändert werden können.
• Tabellen/Daten weiterer Excel-Arbeitsmappen sind ggf. zu integrieren.
• Der zeitliche Aufwand liegt im Jahresmittel bei ca. 3 Tagen monatlich.

Unsere Lösung / Umsetzung:

• Ergebnistabellen und Verarbeitungsroutinen sind in unterschiedlichen Excel-Arbeitsmappen gespeichert, um Daten und Programm sauber zu trennen.
• Es wurde eine Layout-Arbeitsmappe konzipiert. Sie enthält u.a. eine Tabelle für die Zuordnung von Kostenstellen zu Gruppensummen. Diese Zuordnungen lassen sich ohne Programmänderung anpassen.
• Für Hochrechnungen und Planungsdaten (vgl. 2 und 3 unter Ausgangssituation) wurden separate Routinen programmiert.
• Die monatlich auszuweisenden Ist-Kosten werden jeweils in einer eigenen Arbeitsmappe gespeichert.
• Die Speicherorte für Ein- und Ausgabedaten sind bei Programmstart frei wählbar.
• Zur Kontrolle der übernommen Daten wird ein separater Prüfbericht erstellt.
• Verknüpfungen zu anderen Arbeitsmappen können beliebig integriert werden.