Datenbank zur Projektplanung, -steuerung und -verfolgung

Aufgabe / Problemstellung

Als verkaufsunterstützende Maßnahmen werden Projekte initiiert. Jedes Projekt enthält bis zu 50 Promotionsartikel, die zu mehreren, festgelegten Terminen im Jahr den Tochtergesellschaften im Intranet zur Bestellung angeboten werden. Im Projektverlauf sind u.a. interne Artikelnummern zu beantragen (Abteilung an einem anderen Standort), Angebote, Termine, (Teil-) Lieferungen und Kosten zu überwachen. Jedes Projekt kennt 6 Beteiligte mit unterschiedlichen Aufgaben und Rechten. Nach Projektabschluss erfolgt ein projektübergreifendes Controlling.

Ergebnis unserer Lösung

• Gesicherte Datenbasis mit Datenübernahme von und -übergabe zu externen Systemen (SAP, SQL Server basiertes Bestellwesen im Intranet).
• Status-, Termin und Kostenkontrolle während des gesamten Projektzyklus.
• Integriertes Wiedervorlagesystem einschließlich automatischer eMail-Benachrichtung.
• Datenänderung nur durch Berechtigte.
• Projektübergreifende Kostenkontrolle ‘auf Knopfdruck’.
• Nach Projektabschluss auswertbare Projekt- und Lieferantenbewertung.
• Flexibles Reporting nach Excel.

Erzielte Effekte

Personaleinsparung	Kostensenkung	kürzere Durchlaufzeit
Qualitätsverbesserung	Vereinfachung	Integration

Unternehmen

Abteilung eines weltweit aufgestellten Produzenten.

Ausgangssituation beim Kunden:

• Neue Projektmappen werden durch kopieren einer Vorlage (je eine Vorlage pro Produktgruppe) erstellt. Nicht benötigte Artikel werden gelöscht, fehlende manuell ergänzt.
• Pro Projekt existiert eine Excel-Arbeitsmappe mit mehreren Blättern, individuell durch den Projektmanager auf seine Bedürfnissen angepasst; daher keine automatisierte Verarbeitung möglich.
• Jede Projektmappe kann von jedem Teammitglied bearbeitet werden.
• Daten, die andere Abteilungen zuliefern, werden manuell übertragen.
• Daten für das Intranet-Bestellsystem müssen in diesem manuell erfasst werden.
• Für das projektübergreifende Controlling werden die Daten manuell übertragen und gesammelt. Abweichungen vom Zahlenmaterial der Projektmappen sind die Regel (nachträgliche Korrekturen, Ãœbertragungsfehler, …)

Unsere Lösung / Umsetzung:

• Design und Programmierung der Access-Lösung.
• Projektgenerierung mittels hinterlegter Templates oder aus früheren Projekten.
• Projektdaten können nur von Projektbeteiligten gepflegt werden (funktionsabhängiger Zugriffsschutz für Projekte auf Feldebene; integrierte Benutzerverwaltung).
• Lieferantenverträge und Produktbilder sind direkt aus Access anzuzeigen.
• Ständige Ãœbersicht innerhalb des Projektes: Status-, Termin- und Kostenüberwachung.
• Importfunktionen (projektbezogen und projektübergreifend) z.b. für Artikelnummern und Ordermengen.
• Exportfunktionen z.B. zum Intranet-Bestellwesen und für das Controlling.
• Automatische Wiedervorlage (termingesteuert, zusätzliche manuelle Einträge sind möglich) mit integriertem Benachrichtigungssystem per Mail.
• Diverse Kontrollmöglichkeiten (Zeit, Kosten, Fehlmengen, Umsätze), sowohl projektgebunden als auch -übergreifend, für laufende und abgeschlossene Projekte.
• Reaktivierung gestoppter Projekte.
• Archivierung abgeschlossener Projekte; dabei parallel Projekt- und Lieferantenbewertung.
• Diverse Auswertungen der Lieferantenbewertungen.
• Reporting komplett nach Excel (Kunde kann die Excel-Templates selbst anpassen).

Anmerkung: Die Lösung ist seit 2008 im produktiven Einsatz. Sie wird so gut angenommen, dass 2012 eine Umstellung auf SQL Server erfolgen wird, damit externe Standorte sie in ihre Arbeitsprozesse einbeziehen können.