Spezialisierte, kleine Adressverwaltung
Aufgabe / Problemstellung
Es existierte eine Adressverwaltung, die abgelöst werden musste (s.u. Ausgangssituation). Eine Selektion von Adressen war nicht vorgesehen. Genutzt wurde vornehmlich der Ausdruck aller Adressen einer Datenbank auf Etiketten.
Ergebnis unserer Lösung
- Alle Adressen liegen in einer Datenbank (Back-End).
- Zu jeder Adresse können beliebig viele Selektionsmerkmale hinterlegt werden.
- Ergonomisch aufgebaute Eingabemaske mit Voreinstellungen.
- Differenzierte Suchmöglichkeiten.
- Als Zusatznutzen wurde eine Geburtstagsliste integriert.
- Die Ausgabeformate sind frei wählbar (Etiketten, Briefe …) und ohne Programmierung zu ergänzen.
- Alle Druckausgaben erfolgen direkt nach Word (Seriendruck).
Erzielte Effekte
 Personaleinsparung |
Kostensenkung |
kürzere Durchlaufzeit |
 Qualitätsverbesserung |
Vereinfachung |
Integration |
Unternehmen
Mittelständisches Hotel.
Ausgangssituation beim Kunden:
- Die vorhandene Adressverwaltung (dBase für Windows?) funktionierte nicht mehr korrekt (häufige Hänger). Der Hersteller befand sich nicht mehr am Markt. Es war zu erwarten, dass die Lösung unter Windows 7 nicht mehr lauffähig sein würde.
- Die Adressverwaltung sah keine Selektionsmöglichkeiten vor; deshalb wurde für jedes Selektionsmerkmal eine Datenbank angelegt. Adressen waren folglich mehrfach gespeichert, teils mit unterschiedlichen Anschriften.
- Die in den diversen Adressdatenbanken gespeicherten Daten waren zu übernehmen und zu bereinigen.
Unsere Lösung / Umsetzung:
- Export aller Adressen nach Excel und Hinzufügen eines Selektionsmerkmals.
- Design und Programmierung einer Access-Lösung.
- Import der geschlüsselten Adressen aus Excel.
- Entfernen redundant erfasster Adressen.
- Konzeption einer Druck-Schnittstelle: Word-Seriendruck mit Excel-Datenquellen, wobei die Datenquellen immer den kompletten Datensatz eines Adresseintrags enthalten.
- Die Seriendruck-Hauptdokumente sind in einem definierten Ordner gespeichert und können einfach um weitere Dokumente ergänzt werden, die anschließend in der Datenbank automatisch zur Auswahl stehen.
- Als Zusatznutzen wurde eine Geburtstagsliste integriert (Erhöhung der Kundenbindung).