Intelligente, integrative Lösungen mit Microsoft Office

Lösungen für Aufgabenstellungen am Arbeitsplatz können deutlich mehr umfassen, als Excel-Auswertungen für das Controlling oder das Berichtswesen mit Daten aus der hausinternen Datenbank.

Gerade Berichte aus Datenbanken sind ein wiederkehrendes Thema, wenn nicht gar Ärgernis, weil sie zumeist starr sind und sich daher nicht flexibel an geänderte Datenzusammenstellungen anpassen.

Deshalb stellen wir bereits seit mehr als 15 Jahren unseren Kunden z.B. Rohdaten aus ihren Datenbanken in Excel zur Verfügung, die sich dort flexibel an geänderte Aufbereitungswünsche anpassen lassen.

Mehrwert durch integrative Lösungen

Werden die Integrationsmöglichkeiten der Office-Programme konsequent genutzt, entstehen Lösungen, die sich durch den Kunden an geänderte Bedürfnisse und Abläufe im Arbeitsalltag anpassen lassen, ohne dass dazu Änderungen an der Programmierung erforderlich sind.
Das spart Zeit und Kosten, wie aus den drei folgenden Beispielen unschwer zu erkennen ist.

Beispiel 1: Auftragskalkulation und Angebots- / Bestellwesen

Benötigt wurde eine schlanke Lösung, in der Angebots- und Bestelldaten erfasst, kalkuliert und als Word-Dokumente ausgegeben werden sollten. Außer Angeboten, Auftragsbestätigungen, etc. sollten Stück- und Joblisten sowie Produktionsaufträge für die Fertigung erzeugt werden.

Die Datenhaltung erfolgt in Access. Die Kalkulation hingegen ist nach Excel ausgelagert, weil sie dort für den Kunden einfach anzupassen ist, was bei einer programmierten Lösung nicht möglich wäre. Das Kalkulationsergebnis wird auf Knopfdruck an Access übertragen. Alle Schriftstücke werden in Word erstellt.

Ergebnis:
Im Zusammenspiel der drei Office-Programme entstand eine alltagstaugliche, flexible Lösung.

Beispiel 2: Forschungsdatenbank

Für ein medzinisches Forschungsprojekt existiert eine Datenbank, in der Labor- und andere medizinische Daten über einen Zeitraum von ca. 10-12 Jahren erfasst werden. Der aktuelle Bedarf an Auswertungen steht fest, der zukünftige Bedarf hingegen ist nicht planbar, weil er von Zwischenergebnissen des Forschungsprojekts abhängt, also den Therapieresultaten.

Um diese nicht vorhersehbaren Anforderungen zu realisieren, wurden zum einen alle Abfragen ausgelagert, so dass sie sich, ohne Änderungen an der Programmierung, jederzeit ergänzen bzw. abändern lassen. Zum anderen erlaubt die Übergabe der Rohdaten an Excel eine flexible Reaktion auf eben jene geänderten Anforderungen.

Ergebnis:
Das Zusammenwirken von Datenbank und Excel macht die Forschungsdatenbank zukunftsfähig. Und das, ohne bei geänderten Anforderungen immer wieder neue Kosten zu produzieren!

Beispiel 3: Bedarfsplanung in der Fertigung

In einem multinationalen Unternehmen wurde eine Lösung für eine zeitnahe Bedarfsplanung benötigt, um möglichst wenig Kapital durch Lagerbestände zu binden. Als ERP-System ist SAP im Einsatz. Wegen einer sehr heterogenen Hard- und Softwarelandschaft konnten nicht alle Auslandsgesellschaften ihren Bedarf direkt online erfassen, aber an allen Standorten war Excel verfügbar.

Die realisierte Lösung generierte für alle Standorte Excel-Mappen aus den SAP-Daten. Diese wurden vor Ort befüllt, zurückgeschickt und die Daten nach vorheriger (Sicht-) Kontrolle per Knopfdruck an SAP übertragen.

Ergebnis:
Lagerbestände und Kapitalbindung konnten deutlich reduziert werden durch die Excel-basierte Lösung in Anbindung an SAP.